III. Mengendalikan fungsi manajemen

   A.    Definisi mengendalikan atau kontrolin

Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan jadwal.

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktifitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus.

Committee of Sponsoring Organization (COSO) memperkenalkan 5 element kebijakan dan prosedur yang dirancang dan diimplementasikan untuk memberikan jaminan bahwa tujuan pengendalian manajamen akan dapat dicapai.

5 element pengendalian tersebut adalah :

1.      Lingkungan pengendalian (control environment).

2.      Penilaian risiko manajemen (management risk assessment).

3.      Sistem komunikasi dan informasi (information and comunication sistem).

4.      Aktifitas pengendlian (control activities).

5.      Monitoring.

SPM adalah Perolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk memandu perilaku manajemen

Proses Hubungan Atasan dalam Pengendalian Manajemen :

1.       Komunikasi à Agar bawahan bertindak secara efektif, maka mereka harus tahu apa    yang harus dikerjakan

2.       Motivasi à Bawahan diberi motivasi untuk menyelesaikan tugasnya

3.       Evaluasi à Efisien dan efektifnya bawahan dalam melakukan tugasnya harus  dievaluasi oleh manajer

  B.    Langkah – langkah dalam kontrol

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.
2. Mengukur prestasi kerja.
3. Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

Stoner James, A. F. dan Wankel, Charles (1988) mengelompokkan jenis-jenis metode pengendalian dalam empat jenis, yaitu:

1. Pengendalian Pra-Tindakan (pre-action control)

Menurut konsep pengendalian, suatu tindakan bias diambil bila sumberdaya manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang tepat.

2. Pengendalian Kemudi (Steering Control) atau Pengawasan Umpan Maju (Freeforward Control)

Metode ini dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya penyimpangan dia dimungkinkan untuk melakukan koreksi, sekalipun kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat dapat memperoleh informasi yang akurat.

3. Pengendalian Secara Skrining atau Pengendalian Ya/Tidak (Screening or Yes/No Control)

Metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengmanan terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini fungsional bila prosedur dan syarat-syarat tertentu disepakati sebelum melakukan kegiatan.

4. Pengendalian Purna-Karya (Post-Action Control)

Metode pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusahaan setelah kegiatan selesai. Pengendalian ini hamper mirip dengan evaluasi yang waktu pelaksanaan.

    C.  Tipe – tipe dalam kontrol

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1. Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk
program-program.

2. Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa
anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

    D.  Kontrol proses manajemen

Proses Manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.
Semua gagasan itu didasarkan pada pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses kerja para manajer menjadi bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu berulangkali dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar manajemen", batu-batu fondasi manajemen.
1.  Proses perencanaan meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi berbagai kondisi

     seperti peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha menetapkan lebih dulu apa yang

     harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka capai.

2. Proses pengorganisasian berarti menempatkan orang dan prasarana serta sarana dan

    sumberdaya dalam suatu tata-hubungan yang kondusif untuk bekerja sama menuju sasaran

    bersama.

3. Proses pelaksanaan meliputi pemberian arahan, perintah kerja, dorongan dan motivasi

     kerja, serta pemecahan masalah. Sementara itu
4.  Proses pengendalian dilakukan dengan pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan

     inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan  

     ketentuan rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2008. Manajemen dan fungsinya. Internet. www.google.com.

Hartono, Budi. 2009. Manajemen dan Teori – Teori dalam Manajemen. Internet. www.google.com.

Henry, Antonio. 2007. Management. Internet. www.yahoo.com.

http://milamashuri.wordpress.com/sistem-pengendalian-manajemen/definisi-sistem-pengendalian-manajemen/ 

http://attawijasa20.wordpress.com/2011/05/06/pengawasan-dan-kontrol-dalam-manajemen-pendidikan/